【沟通革命】别把 Odoo 当 Foxmail：深度解析外贸邮件逻辑与 CC 难题
前言：销售员的愤怒与 ERP 的逻辑
“为什么我收到的邮件全跑进‘线索’里了？”
“为什么回复客户邮件时不带原内容，客户说看不懂我在回哪一封？”
“客户让我抄送（CC）给他老板，我在 Odoo 里该点哪里？”
如果你在公司推行 Odoo 19，这些抱怨一定会充斥在你的周会里。对于习惯了 Foxmail 或 Outlook “收件箱管理模式”的中国外贸销售来说，初上手 Odoo 的邮件系统简直像是一场灾难。
然而，作为管理者，你必须明白：Odoo 不是一个邮件客户端，它是一个以“业务对象”为核心的沟通记录仪。 这种思维的错位，是 90% 外贸企业使用 Odoo 失败的根源。本篇文章将带你拆解 Odoo 邮件系统的设计哲学，并给出应对“中国式外贸习惯”的实战方案。
一、 “全部进线索”不是病，垃圾邮件才是
在 Odoo 中，配置了别名（Alias）后，所有外部发来的邮件默认会生成“线索”。很多销售觉得这干扰了工作。
1. Google Workspace：最强的前置“过滤器”
为什么我们强烈建议外贸企业购买 Google Workspace？不仅是为了发信到达率，更是为了它无敌的垃圾邮件过滤能力。
- 屏蔽 99% 的垃圾： 优秀的过滤算法能在邮件进入 Odoo 之前，就把海量的推销、钓鱼邮件拦在门外。这意味着进入 Odoo 线索看板的，基本都是“真人”发来的邮件。
- 分流逻辑与 Catchall： 在使用 Google Workspace 时，你其实只需要创建一个主账号。其他诸如
sales@,job@,support@都可以作为别名（Alias）。- Odoo 的分流规则： 在 Odoo 中设置对应的别名规则。发往
job@的进招聘，发往support@的进工单。 - 保底策略： 那些没设置具体别名规则的邮件（比如直接发给主账号的），建议设置其默认进入“线索”。这样既能通过 Odoo 的别名实现邮箱分流效果，又保证了没有任何一封潜在询盘会被丢弃。
- Odoo 的分流规则： 在 Odoo 中设置对应的别名规则。发往
2. 线索看板的“洁癖”养成
即便有 Google 过滤，销售仍会收到货代推销。
- 批量操作： 教会销售使用列表视图，每天上班第一件事是勾选所有垃圾邮件，一键“标记为失去”并删除。记住：在 Odoo 里删除线索不代表删除邮件备份，它只是清理你的业务看板。
二、 货代、报关行邮件：是归属还是协作？
货代联系你是为了发货，报关行联系你是为了资料。这些邮件既不是新询盘（线索），也不是直接客户。
1. 货代邮件的“归位”逻辑
如果货代是为了给某个订单发货而联系你：
- 实战操作： 销售应直接将货代添加为对应销售订单（SO）的关注者（Follower）。
- 关联（Link）的力量： 通过在订单的 Chatter（右侧沟通栏）中记录货代的信息，你可以直接在订单界面回复货代。这样做的好处是，所有关于这笔订单的物流沟通、费用确认，都死死地绑定在订单上，而不是散落在销售个人的收件箱里。
三、 回复邮件：如何带上原内容与 CC？
这是外贸人的最大痛点：默认回复不带原件，且 CC（抄送）操作极其隐蔽。
1. 开启“引用原文”的隐藏开关
其实，Odoo 社区版隐藏了一个系统参数，可以解决“回复不带原文”的问题。
- 参数设置： 进入“设置 -> 技术 -> 系统参数”，添加或修改参数：mail.reply.body.order = reply_signature_original
- 效果： 设置后，系统发送邮件时会采用 “回复内容 + 签名 + 原邮件内容” 的标准商业格式。
- 附件策略： 回复时只需带上原邮件的正文，附件通常无需带上。这符合 Gmail 的回复习惯，既专业又能节省服务器存储空间。
2. 外部 CC（抄送）的实战操作
外贸中，客户经常要求抄送给老板。
- Followers vs. CC： * Followers 适合公司内部协作或需要长期跟进该客户的外部人员。
- 临时抄送： 建议二开增加一个“External CC”字段。如果不二开，最稳妥的方法是在回复界面的“收件人”里手动添加该老板的联系人。
四、 防撞单机制：权限与唯一性的博弈
你最担心的“撞单”问题：销售 A 和 B 用同一个邮箱建了两个联系人。
1. 搜索查重与权限冲突
外贸公司通常设置“销售只能查看自己的客户”，这导致销售 A 在查重时，根本搜不到销售 B 已经建立的联系人，从而导致重复录入。
- 解决方案： * 全局查重工具： 需要二开一个简单的“查重弹窗”，允许销售在录入前输入邮箱进行全局检索。系统只返回“该邮箱已存在”和“业务负责人是谁”，而不展示客户的具体私密信息。
- 域名查重的“白名单”： 进行域名查重（防撞公司）时，必须屏蔽公共邮箱域名。例如：
gmail.com,outlook.com,hotmail.com,qq.com等。只有公司自己的域名（如@apple.com）才触发撞单警告。
2. 架构升级：从“一对一”到“一对多”
客户有三个邮箱、两个手机号（甚至还有 WhatsApp 号码）是外贸常态。
- 坏习惯： 在原有的
email字段里用分号隔开。 - 专家建议（二开）： 将原有的单邮箱字段改为 One2many（一对多） 结构。
- 主邮箱标记： 设置一个“默认邮箱”用于系统自动发信。
- 多渠道覆盖： 这种架构同样适用于电话和手机号。尤其是考虑到后期集成 WhatsApp 模块，一个联系人名下有多个手机号（私人、工作）能被清晰管理，是实现“专业化”的基础。
五、 总结：从“坏习惯”到“专业化”
中国中小外贸企业在使用 Odoo 19 时，必须在“顺应习惯”和“坚持逻辑”之间找到平衡。
| 业务场景 | 坏习惯（直接二开） | 专家建议（改变习惯+精准开发） |
| 垃圾邮件处理 | 关掉线索功能，改回邮箱模式 | 购买 Google Workspace，利用强大的过滤功能和别名路由。 |
| 回复内容 | 每次回复都手动复制全文 | 设置系统参数 mail.reply.body.order，实现 Gmail 式带原件回复。 |
| 货代邮件 | 线索里没完没了地回邮件 | 将货代设为 SO 的 Follower，让沟通回归订单本身。 |
| 多邮箱管理 | 字段里填一堆邮箱，导致发件报错 | 采用 One2many 架构，管理多邮箱、多电话，为 WhatsApp 营销留后路。 |
| 防撞单 | 允许随意录入，事后吵架 | 实施全局邮箱唯一性校验，且域名查重需屏蔽公共域名。 |
写在最后：
Odoo 的沟通逻辑是为了把“人的经验”转化为“公司的资产”。虽然 Odoo 19 的邮件系统初始设置对中国用户不够友好，但通过 Google Workspace 的前置过滤、系统参数的微调以及多联系方式架构的升级，它能让你的公司从“草台班子”进化为“正规军”。
下周预告：
联系人理顺了，邮件能发了，接下来我们要面对最纠结的：“报价单（Quotation）与 PI 的处理。如何优雅地处理多币种、多银行账户，以及那永远算不准的运费？” 敬请期待第三篇。