【订单起航】从报价到 PI：如何用 Odoo 19 搞定复杂的外贸单据？
前言：PI 是交易的“定心丸”
在中国外贸业务中，PI（Proforma Invoice，形式发票） 是触发客户付款的最关键单据。很多新手觉得 Odoo 只有“Quotation（报价单）”，找不到 PI。其实，Odoo 19 原生就支持形式发票的发送。
然而，如何让这份 PI 显得专业？如何处理给客户看的“运费”与留给自己的“真实成本”？如何确保客户把美金打进你指定的账户（而不是打错账户）？这需要我们在使用习惯和系统配置上做一些精细化调整。
一、 激活原生 PI 功能：别再手动改标题了
很多用户不知道，Odoo 销售模块中有一个开关可以一键开启形式发票功能。
1. 开启路径
进入 销售 (Sales) -> 设置 (Settings) -> 确认 (Confirmations)，勾选 “Pro-Forma Invoice”。
开启后，在你的报价单界面，除了“发送报价单”按钮，还会多出一个 “发送形式发票 (Send PRO-FORMA Invoice)” 的按钮。
2. 使用逻辑
- 报价阶段： 你发给客户的是一份“可能成交”的报价。
- PI 阶段： 客户确认了价格，需要一份“付款凭证”去开信用证或安排电汇（T/T）。此时点击发送 PI，系统会生成一份带有 PI 字样的 PDF。
- 专业建议： 虽然原生支持，但建议通过二开微调 PI 的布局，将银行收款信息强制固定在单据底部，确保客户一眼就能看到打钱地址。
二、 运费的“明暗”两本账：利润核算的真相
外贸运费最难管：报价时是估算的，发货后是真实的，月底还要跟货代对账。
1. 报价单上的“明账”（客户付费）
在报价给客户时，运费通常是一个预估值。
- 操作： 建立一个“Service（服务）”类型的收支项，命名为
Shipping Fee。销售在报价单里直接添加这一行，并填入报给客户的金额。 - FOB / EXW 场景： 如果是客户指定的货代，我们无需承担运费，则报价单中无需添加运费项。
2. 系统里的“暗账”（真实成本）
这笔钱是你真正付给货代的，决定了这单生意你到底赚了多少钱。
- 实战策略： 1. 后期补录： 当货代发货后并开出账单时，财务或销售应在 Odoo 订单的某个隐藏字段（或关联的分析账户）中填入“真实运费成本”。2. 月度对账： 建议将货代建立为“供应商（Vendor）”。月底对账时，通过 Odoo 的采购/账单模块统一录入货代的费用账单，并关联到对应的销售订单号（SO Number）。
- 价值体现： 只有这样，你才能在月底生成的报表中，看到减去真实运费、报关费后的净利润，而不是虚高的毛利。
三、 多账户、多币种：确保美金进对口袋
外贸公司通常有多个收款路径：公司美金户、个人美金户、甚至 PayPal 或 PingPong。
1. 币种与账户的“死锁”
在报价阶段，币种必须是确定的（USD, EUR, RMB）。关键在于，同一个币种（如 USD），你可能有三个不同的收款账号。
- 操作建议（二开）： 在销售订单（SO）界面增加一个下拉菜单 “收款账户 (Collection Account)”。
- 自动化显示： 当销售选择“公司美金户”时，PI 底部的银行信息自动切换为该账号的 Swift Code 和地址。这样可以极大地减少因销售手动输入或发错账号导致的收款事故。
四、 审批流与通知：让管理效率翻倍
中小企业不需要复杂的审批流，但需要“关键节点”的提醒。
1. 提交审核机制
销售在确认报价单无误后，点击一个自定义的 “提交审核 (Submit for Approval)” 按钮，此时订单状态进入“待审核”。
- 自动通知： 系统通过 Chatter（沟通栏） 或 Activity（活动） 自动发送消息给财务主管或销售经理。通知示例：销售员 A 提交了单据 SO001，金额 $50,000，请审核收款账户及价格。
2. 审核后发送
主管审核通过后，状态变更为“已审核”。此时，可以由主管直接点击发送，也可以系统自动给销售发一个“审核通过”的通知，由销售手动点击“发送 PI”给客户。
- 好处： 确保每一份发给客户的单据，其银行账户、价格、贸易术语都是经过复核的，避免低级错误造成的损失。
五、 总结：避开坏习惯，建立专业感
中国中小外贸企业在单据管理上的常见误区及对策：
| 业务场景 | 坏习惯（直接二开） | 专家建议（改变习惯+精准开发） |
| 单据确认 | 还是习惯用 Excel 导出的 PI | 开启 Odoo 原生 PI 功能，确保所有数据与系统数据库一致。 |
| 运费管理 | 货代对完账后不回填系统 | 报价单填预估值，发货后回填真实成本，实现订单级利润核算。 |
| 银行账号 | PI 底部模版固定，经常打错款 | 建立收款账号库，在订单上按需选择，动态打印在 PI 上。 |
| 审批协作 | 靠大喊大叫或微信截图通知审批 | 利用 Odoo 的 Chatter 通知与状态机，留存审核痕迹。 |
写在最后：
PI 不是一份简单的 PDF，它是你公司专业度的体现。利用 Odoo 19 的原生功能配合少量的字段开发，你可以实现运费的精准对账和收款账户的无缝切换。当你的 PI 上清晰地标注着特定的银行路径，且报价中包含了深思熟虑的运费预估时，你在客户眼中的信任感便已建立。
下周预告：
PI 发出去了，订金回来了。接下来是外贸最复杂的环节：“订单、发货与收款。分批发货怎么处理？货代收货了但没上船算发货吗？银行回款如何精准匹配发票？” 敬请期待第四篇。