【供需协同】采购不只是下单：如何避开 Odoo 默认逻辑的“库存坑”？
前言：外贸采购的“中国逻辑”
在 Odoo 的原生设计中，采购（Purchase）往往是由**库存补货规则（Reordering Rules）**驱动的：系统发现库存不够了，自动生成一个采购单。
但对于大多数中国中小外贸企业来说，现实情况完全不同：
- 按单采购： 接到客户 1000 个货的订单，才去联系供应商买 1000 个货。
- 沟通碎片化： 价格要现谈，交期要现催，沟通全在微信和 QQ 里，系统邮件发出去根本没人理。
- 流程非标： 供应商可能直接发货给你的货代，也可能先发到你公司仓库验货。
如果照搬 Odoo 的默认逻辑，你会发现系统每天自动生成一堆乱七八糟的补货单，而真正的业务沟通却完全脱节。本篇我们将聊聊如何按“中国逻辑”驯服 Odoo 的采购模块。
一、 拒绝“库存驱动”：拥抱按单采购（MTO）
很多外贸公司在 Odoo 里设了“最小库存”，结果系统不停地提示采购，导致资金占用。
1. 核心策略：MTO（Make to Order / Buy on Order）
对于不囤货的外贸公司，应禁用“补货规则”，开启 MTO + Buy 路线。
- 逻辑： 只有当销售订单（SO）确认后，系统才会自动触发一个对应的采购询价单（RFQ）。
- 好处： 每一个采购单都能精准关联到具体的销售订单。你可以清晰地看到这批货是为哪个客户买的，利润核算也能做到“一单一清”。
2. 警惕“自动确认”和“自动发送”
Odoo 有个设置可以自动发送 RFQ 邮件给供应商。
- 避坑指南： 千万别开！ 在中国，供应商价格变动剧烈，采购前必须人工确认。
- 改变习惯： 采购单应保持在“询价单（RFQ）”状态，由采购员通过微信/电话确认好最终价格和交期后，再在系统里手动修改价格并确认。
二、 微信沟通与系统留痕：别让 Chatter 成了摆设
“供应商不看邮件”是外贸公司的共识。但如果沟通全在微信里，一旦采购员离职，整个项目的进度就成了黑洞。
1. 微信是“过程”，Odoo 是“结果”
不要强求供应商回复 Odoo 邮件。
- 实战操作： 采购员在微信里谈好的规格、交期、合同附件，应当**截图或下载并上传到采购单的 Chatter（沟通栏）**中。
- 价值： 这样当财务付款、仓库收货遇到问题时，直接看采购单右侧的记录就能追溯，无需翻阅私人聊天记录。
2. 供应商邮件的“垃圾清理”
供应商经常会发一些无关的报价和广告，这些邮件如果进到 Odoo 线索里，会严重干扰业务。
- 建议： 将重要供应商的邮箱地址设为**“白名单”**，或者专门设立一个
procurement@邮箱通过 Odoo 别名接收邮件。非白名单的供应商邮件，定期在后台清理，避免污染 CRM 系统。
三、 复杂的物流匹配：直发货代 vs. 入库验货
外贸发货路径多样，Odoo 默认的收货逻辑往往不够直观。
1. 供应商直发货代（Drop Shipping 变种）
如果货不进你的仓库，直接从供应商发往货代。
- 操作： 在采购单的“收货地址”中，选择**“联系人地址”**，并指定为你合作的货代公司。
- 对账： 此时，收货单（Picking）的确认应由销售/操作根据货代传回的入仓单来点击确认。
2. 分批到货与订单拆分
供应商由于产能问题分批交货时，利用 Odoo 的 Backorder（欠单） 机制。
- 注意： 每一批到货都要核对数量，并生成对应的供应商账单（Vendor Bill）。只有入库数量和账单金额对齐了，财务才能安排付款。
四、 财务协作：预付款与到货款
外贸采购通常涉及定金。
1. 预付款处理
- 原生方案： 在确认采购单后，点击“创建账单”，选择**“定金（百分比）”**。
- 重要细节： Odoo 19 支持预付款核销。当最后全额付款时，系统会自动扣除已付的定金部分，防止财务重付。
2. 货代费用的归集
货代开来的运费、杂费单据，应建立为**“到岸成本（Landed Costs）”**。
- 深度应用： 将货代费用分摊到采购的产品成本中。这样你才能算出一款产品从厂家出来、加上运费、扣除退税后的真实采购成本。
五、 总结：保持灵活性，拒绝过度开发
| 业务场景 | 常见误区（坏习惯） | 专家建议（专业操作） |
| 采购驱动 | 设置复杂的库存补货公式 | 使用 MTO（按单采购），实现背靠背贸易。 |
| 外部沟通 | 强迫供应商用邮件确认单据 | 微信谈业务，Chatter 留结果（上传截图/合同）。 |
| 订单确认 | 开启自动确认采购单功能 | 坚持手动确认，确保价格、数量、交期经过人工复核。 |
| 成本核算 | 运费和货款账目分开，不关联 | 利用 Landed Costs 将所有杂费归集到单品成本。 |
写在最后：
采购是外贸企业的利润源头。虽然 Odoo 19 是基于“自动化”设计的，但在中国复杂的供应环境下，**“人工确认 + 系统留痕”**才是最稳妥的打法。不要试图开发一个自动跟单系统，要把精力花在如何让采购单更清晰地展示利润结构上。
下周预告：
内部流程理顺了，外部流量怎么接？“平台与官网邮件：如何处理 Amazon、阿里、官网表单的海量邮件？AI 能帮我们自动分发线索吗？” 敬请期待第六篇。