【钱货两清】发货与回款：如何让每一分美金都精准对账？
前言：外贸“下半场”的变数
在外贸圈，报价单（Quotation）上的收款信息更像是一种“建议”或“邀约”。然而，实操中总有意外：
- 客户没看 PI，直接打到了你上个月用过的另一个账户里。
- 客户为了省手续费，把样品费和货款合并打到了你的个人 PayPal。
- 由于汇率剧烈波动，你临时通知客户改用欧元账户支付。
如果我们在二开 Odoo 时，强行把某个报价单与某个银行账号“绑死”，那么当这些变数发生时，财务会发现无法在系统里完成对账。本篇我们将聊聊如何利用 Odoo 19 原生的灵活性，优雅地处理发货与回款。
一、 报价单 vs. 发票：收款信息的“软链接”
我们要区分两个概念：“引导付款”（给客户看的提示）和**“登记入账”**（财务内部的核算）。
1. 引导付款：利用 Odoo 原生灵活性
在报价阶段，币种通常由**价格表（Pricelist）**锁定。此时，我们通过“支付方式（Payment Provider）”或单据底部的“支付条款说明”来展示银行账号。
- 不要绑死： 即使我们在报价单上默认填入了 A 银行，这只是给销售一个预设值。在发送 PI 之前，销售应当拥有“一键切换”收款信息的权利。
- 原生方案： 利用 Odoo 销售订单上的“支付记录”或自定义的一个非强制关联字段。它只需负责在生成的 PDF 上显示正确的银行 Swift Code 和账号，而不应限制后续财务的入账操作。
2. 登记入账：财务的“最后裁决权”
当财务收到银行水单时，真正的对账才开始。
- 原生优势： Odoo 在“登记付款（Register Payment）”时，允许财务自由选择“未结付款”的账簿（Journal）。
- 实战场景： 哪怕销售在 PI 上写的是“公司美金户”，如果客户最后把钱打到了“个人美金户”，财务只需在点击确认付款时，将账簿切换为对应的“个人账户”即可。这种“松耦合”的设计，正是 Odoo 处理复杂外贸业务的精髓。
二、 个人账号与现金账簿：中国特色的合规处理
很多外贸企业会用到个人账号收小额款项，但在 Odoo 财务模块中，银行账簿（Bank Journal）通常要求关联正式的公司银行账户。
1. 巧妙转化：个人账号 = 现金账簿
- 操作： 在财务模块中，将个人账号设立为**“现金账簿（Cash Journal）”**，而不是银行账簿。
- 逻辑： 个人收到的钱对公司而言，在未结汇转入公户前，其流动性更接近“库存现金”。
- 优点： * 避免了复杂的银行对账单对齐。
- 财务可以在回款时直接选择该“现金账簿”完成发票核销。
- 逻辑清晰，完全符合 Odoo 的原生会计哲学。
三、 发货与发票：分批与合并的艺术
外贸中，一个订单分两次发货，或者两个订单合一个柜子发，是常有的事。
1. 遵循“发货驱动”原则
- 操作： 坚持按照**已发货数量（Delivered Quantities）**生成发票。
- 对齐： 这样生成的商业发票（CI）金额，能自动与报关金额、客户实付金额对齐。
- 欠单处理： 如果是分批发货，Odoo 会自动生成 Backorder（欠单）。每一批货对应一张发票，回款时逐一核销，账目清清楚楚。
四、 审批流的闭环：及时通知是关键
外贸业务节奏快，销售最怕的就是“钱到了不知道”。
1. 提交审核时的自动检查
当销售提交报价单审核时，系统应自动检查：
- 币种与账号适配： 如果是 EUR 订单，引导信息是否错填成了 USD 账号？
- 贸易术语： FOB/CIF 是否已明确？
2. 回款后的“喜报”通知
财务在确认收款并完成发票核销后，利用 Odoo 的 Chatter（沟通栏） 发送自动通知。
- 通知销售： “订单 SOXXX 已全额回款，财务已确认，可以通知仓库排单/发货。”
- 这种即时的反馈，比任何二开的复杂流程都能提高人效。
五、 总结：保持灵活性，拒绝过度开发
| 业务场景 | 常见误区（过度开发） | 专家建议（利用原生+轻度优化） |
| 收款账号显示 | 将订单与特定银行账号强行绑定 | 在订单显示默认值，但保留手动切换的自由。 |
| 个人账号核算 | 修改代码强行在银行模块加个人户 | 设立为现金账簿（Cash Journal），简单合规。 |
| 回款对账 | 开发复杂的自动对账机器人 | 利用 Odoo 原生的 Register Payment，由财务人工确认账簿。 |
| 发票生成 | 不管发货进度，直接一次性开票 | 坚持按发货量开票，确保单、证、钱三位一体。 |
写在最后：
一个好的 Odoo 系统应当是“外圆内方”的。**“方”在底层的财务逻辑、汇率核算和发货规范；“圆”**在给一线销售和财务留出应对意外的灵活性。不要试图用代码锁死每一个业务细节，因为外贸业务本身就是充满变量的艺术。
下周预告：
订单完成了，钱也收到了。但如果我们主要做采购再出口，系统该怎么管？“采购与供应商管理：如何避免‘库存驱动采购’的坑？供应商沟通靠微信，系统邮件不适用怎么办？” 敬请期待第五篇。